Dent Care

Klinika stomatologiczna premium DentCare. Pełen zakres usług, od profilaktyki i higieny przez stomatologię estetyczną i ortodoncję po implanty. Mocna pozycja w mieście, dobra strona, ale całe pierwsze doświadczenie pacjenta z marką jest rozproszone między telefonem, widgetem EDM i ZnanyLekarzem.

Trzy frontowe problemy przepalają potencjał kliniki. Po pierwsze, zapisy idą przez widget EDM i ZnanyLekarz. Klinika nie wie, skąd pacjent przyszedł, nie potrafi zmierzyć skuteczności reklam i nie ma własnej bazy do retargetingu. Po drugie, strona nie tłumaczy oferty. Pacjenci nie wiedzą, który zabieg jest dla kogo, ile kosztuje i jak się umówić, więc dzwonią. Recepcja w godzinach pracy gnie pod telefonami z pytaniami zamiast pracować z pacjentami w gabinecie, a po godzinach pacjent zostaje sam i rano dzwoni do innej kliniki. Po trzecie, no-show. Średnio raz dziennie ktoś nie przychodzi. W premium dentale to 200–800 zł na podłodze, dziennie.

Zamiast łatać każdy problem osobno, projektuję trójwarstwowy system kontaktu z pacjentem, w którym każda warstwa odpowiada za inny moment lejka, ale wszystkie żywią się tą samą bazą i rozumieją się nawzajem. Widget zapisów w designie kliniki zastępuje EDM i ZnanyLekarza. Chatbot 24/7 z bazą wiedzy o zabiegach odpowiada na pytania, doradza i umawia w imieniu pacjenta — działa, kiedy recepcja śpi. AI voice agent dzwoni dzień przed wizytą, potwierdza, przekłada lub odwołuje, i synchronizuje wszystko z kalendarzem kliniki w czasie rzeczywistym.

Wdrożenie przebiega w czterech krokach. Każda warstwa wchodzi osobno, ale do tej samej bazy, więc klinika dostaje wartość już po pierwszym etapie i kolejne tylko ją powiększają.

1. Inwentaryzacja zabiegów, wariantów, lekarzy, gabinetów i godzin pracy. Wszystko jedno do jednego z systemu kliniki, w jednym źródle prawdy z którego korzystają trzy warstwy.
2. Widget rezerwacji w designie marki. Kategorie zabiegów, wybór lekarza, kalendarz, formularz danych, branded email po rezerwacji. Reklamy z sociali można już kierować na własną domenę.
3. Chatbot 24/7 wpięty w stronę. Baza wiedzy o zabiegach, cenach i wskazaniach, dostęp do kalendarza, możliwość finalizacji rezerwacji bez udziału recepcji. Telefon przestaje być wąskim gardłem.
4. AI voice agent dzwoniący dzień przed wizytą. Potwierdza, przekłada na inny termin lub odwołuje, synchronizuje wynik z kalendarzem i wysyła update do recepcji. No-show spada u źródła.

Zaczynamy od dwudziestominutowej diagnozy. Liczymy trzy konkretne pozycje: ile klinika zostawia miesięcznie w no-shows, ile traci czasu recepcji w telefonach z pytaniami o zabiegi, ile leadów ucieka po godzinach pracy. Z tymi liczbami widać, którą warstwę warto wdrożyć w pierwszej kolejności i jaki jest realny zwrot.

Bez tej zmiany klinika zostawia mniej więcej trzydzieści wizyt miesięcznie na podłodze przez no-shows, oddaje pierwszy kontakt z pacjentem platformom zewnętrznym i pozwala, żeby reklamy budowały pozycję ZnanyLekarza zamiast marki. Recepcja gnie pod telefonami w godzinach pracy, a wieczorem pacjenci, których nikt nie odbiera, dzwonią rano do konkurencji. Każdy z tych trzech wycieków rośnie razem z budżetem reklamowym.

Pacjent trafia na stronę i dostaje pełny obraz oferty. Jeśli ma pytania, chatbot doradza po godzinach. Jeśli chce się zapisać, robi to we własnym tempie przez widget w designie kliniki. Dzień przed wizytą AI voice agent dzwoni i potwierdza. Dane wszystkich pacjentów żyją w bazie kliniki, recepcja jest odciążona z telefonów z pytaniami, no-show spada drastycznie. Reklamy z Meta i Google można już kierować bezpośrednio na własną stronę zamiast na ZnanyLekarza, a architektura jest gotowa pod kolejne automatyzacje: SMS, follow-up po wizycie, ankieta NPS, nawroty profilaktyczne.