Sklep na Shopify i Allegro, w którym paragony, etykiety i magazyn robią się same
Klient: niejebajka.pl
niejebajka.pl to sklep z ceramiką na Shopify: około stu zamówień dziennie, kubki z personalizowanym napisem i sprzedaż także na Allegro. Kilka osób w obsłudze i jeden magazyn.
Każde zamówienie ktoś przepisywał ręcznie do kasy, paragon szedł do paczki na papierze, a napis dla grawera dopisywało się długopisem na etykiecie. Faktury dla firm robiło się osobno i nikt nie wiedział, ile pieniędzy leży w kubkach na półkach.
Zamiast dokładać kolejny program do utrzymywania, spiąłem to, co sklep już miał: Shopify, program do faktur, aplikację kuriera i Allegro.
Po opłaceniu zamówienia osoba prywatna dostaje paragon, a firma fakturę z danymi pobranymi po NIP-ie z rejestru Ministerstwa Finansów, wysłaną do KSeF. Podejrzany NIP zatrzymuje dokument i daje znać obsłudze. Etykieta kurierska drukuje się w parze z kartą pakowania, z tym samym numerem i pełną nazwą produktu. Magazyn liczy osobno kubki czyste, te w produkcji i gotowe, a każdy ruch ma dokument dla księgowej. Allegro połączyłem ze sklepem: stany magazynowe synchronizują się między Shopify a Allegro, a zamówienia z Allegro dostają paragon albo fakturę z KSeF tą samą drogą co zamówienia ze sklepu.
Po stronie sklepu wystarczył dostęp do systemów i zgoda na zmianę sposobu pakowania. Od ustalenia zakresu do pierwszych dokumentów na produkcji minęło osiem dni, magazyn i Allegro doszły w kolejnym miesiącu.
Bez tego sklep dalej spędzałby kilka godzin dziennie na przepisywaniu i wystawiałby faktury na oślep, bo gotowe wtyczki nie pobierają danych firmy po NIP-ie.
Od 1 września dokumenty wystawiają się same, po paru minutach od opłacenia zamówienia. W pierwsze półtora dnia było to 133 paragony i faktury, wszystkie przyjęte przez KSeF i wysłane klientom mailem, a sześć zamówień system celowo wstrzymał do decyzji człowieka. Stan prawie 1 300 produktów liczy się sam, w sklepie i na Allegro. Zespół ma około pięciu godzin dziennie mniej ręcznej pracy, a nowa osoba przy pakowaniu czyta z kartki pełną nazwę kubka zamiast kodu.
Masz sklep, w którym dokumenty, etykiety lub magazyn wciąż robi człowiek? Umów rozmowę i porozmawiajmy, jak ten proces wygląda u Ciebie i co możemy zdjąć w pierwszej kolejności.