Sklep, w którym paragony, etykiety i magazyn robią się same
Sklep z ceramiką na Shopify, około stu zamówień dziennie, z personalizacją napisów na kubkach i sprzedażą także przez Empik. Kilka osób w obsłudze, jeden magazyn i sezon przed świętami, w którym wszystko rośnie kilka razy.
Każde zamówienie ktoś przepisywał ręcznie do kasy i wkładał papierowy paragon do paczki, a przy etykiecie dopisywał długopisem, co jest w środku, bo na wydruku kuriera mieściły się tylko kody. Faktury dla firm robiło się osobno. Schodziły na to około trzech godzin dziennie, a nikt w firmie nie wiedział, ile pieniędzy leży zamrożonych w kubkach na półkach.
Zamiast dokładać kolejny program do utrzymywania, spiąłem to, co sklep już miał: automatyzacje Shopify, program do faktur i aplikację kuriera.
Plan miał cztery kroki. Dokumenty: po opłaceniu zamówienia osoba prywatna dostaje paragon, a firma fakturę, przy której NIP jest sprawdzany w rejestrze Ministerstwa Finansów i stamtąd dociągają się dane do dokumentu; faktura idzie do KSeF, a system kontroluje, czy wysyłka się powiodła. Zły NIP zatrzymuje dokument i daje znać obsłudze, zamiast wystawiać śmieci. Etykiety: etykieta kurierska wychodzi w parze z kartą pakowania, oba wydruki w tej samej kolejności, z tym samym numerem i z pełnymi nazwami produktów zamiast kodów. Magazyn: czyste kubki, kubki pod nadruk i wyrób gotowy liczone osobno, ruchy spięte ze sprzedażą, wartość na półkach widoczna dla księgowej. Testy: całość przeszła najpierw na sklepie testowym, łącznie z zamówieniami z Empiku i ze zwrotem.
Po stronie sklepu wystarczył dostęp do sklepu i programu do faktur oraz zgoda na zmianę własnego procesu pakowania. Od zaklepania zakresu do włączenia na produkcji minęło osiem dni.
Bez tej zmiany sklep wszedłby w sezon z trzema godzinami ręcznej roboty dziennie i z fakturami wystawianymi na oślep, bo gotowe wtyczki nie dociągają danych firmy po NIP-ie.
Od pierwszego września wszystko chodzi samo. Paragon albo faktura wychodzi do dziesięciu minut po zamówieniu. W pierwsze 36 godzin przeszło 141 zamówień i 133 dokumenty wystawione automatem, każdy z potwierdzeniem z KSeF i mailem do klienta; sześć zamówień system celowo wstrzymał do ręcznej decyzji, dokładnie tak, jak było ustalone. Obsłudze ubyło trzy do pięciu godzin dziennie przy dokumentach i listach przewozowych, a nowa osoba przy pakowaniu czyta z kartki pełną nazwę produktu zamiast kodu.
Masz sklep, w którym dokumenty, etykiety lub magazyn wciąż robi człowiek? Umów rozmowę i porozmawiajmy, jak ten proces wygląda u Ciebie i co możemy zdjąć w pierwszej kolejności.