Zapisy online i telefon po godzinach, które zamieniają ruch w umówione wizyty

Dentaxo to sieć klinik stomatologicznych we Wrocławiu: dwie placówki, kilkunastu lekarzy i ruch z reklam, który przychodzi także wieczorami i w weekendy.

Zapis online gubił pacjenta. Ktoś z bólem zęba nie wiedział, do którego lekarza się umówić, i wychodził bez wizyty. Wieczorem i w weekend telefon dzwonił w pustkę, a pacjent wykręcał kolejny numer z mapy.

Pacjent nie chce wybierać z listy dwudziestu nazwisk ani nagrywać się na sekretarkę. Postawiłem więc dwie rzeczy: widget, który rozmawia zamiast pokazywać formularz, i agenta głosowego, który odbiera telefon, gdy recepcji nie ma.

Widget czyta grafiki lekarzy i wolne terminy na żywo, pyta, z czym pacjent przychodzi, kieruje do właściwego specjalisty po polsku, angielsku albo ukraińsku i zapisuje wizytę prosto do systemu kliniki. Od razu pokazuje też najszybszy wolny termin w wybranej placówce. Agent głosowy odbiera po godzinach, przedstawia się jako recepcja automatyczna, sprawdza terminy w tym samym systemie i umawia, przekłada albo odwołuje wizytę. Pacjent dostaje SMS z potwierdzeniem, a recepcja mail z podsumowaniem.

Umów rozmowę

Klinika dała dostęp do swojego systemu, wystawiła kalendarze lekarzy online i włączyła przekierowanie telefonu po godzinach. Pierwsze rezerwacje przyszły niecały miesiąc po decyzji o współpracy.

Bez tego pacjent z bólem dalej wychodziłby ze strony bez wizyty, a klinika płaciłaby za zapytania z reklam, których nikt nie odebrał.

Oba systemy umawiają razem około 80 wizyt miesięcznie, a sam widget przyjął 165 rezerwacji w pierwsze dziesięć tygodni. Około 15% osób, które go otworzą, kończy zapisem, przy 2 do 3% dla typowego formularza. Co trzecia rezerwacja przychodzi poza godzinami rejestracji, wieczorem albo w nocy. Z pacjentów zapisanych przez widget na wizytę nie przyszła jedna osoba na 94, w całej klinice trzy na sto. Agent głosowy odbiera po godzinach od 40 do ponad 70 rozmów tygodniowo.